不換ERP如何接電子發票？EC訂單與B2B上下游整合指南

電商訂單進來，內勤先抄進ERP，開票時又重打一次；月底客戶來對帳，還得翻出貨單找發票。已經用順手的ERP，真的要整套換掉嗎？

我們是e首發票加值中心。先確認原系統能匯出哪些資料、現在由誰取發票號碼，再選擇匯入或串接方式，通常比一開始就談換系統更實際。整合的重點，是讓同一筆交易少重打、開票責任清楚，查得到處理結果。

一、先拿一份匯出檔，確認能留下什麼

請先請ERP廠商提供一份去除客戶個資的訂單或出貨資料，核對訂單號、買方統編、品名、金額與稅額。欄位名稱不同可以討論對照方式；缺少交易內容，則要先補齊來源。

e首提供API與Excel匯入等整合方式。對不易升級的舊ERP，也有訂單客製轉檔搭配SFTP傳輸方案，可先評估保留原系統。需要轉哪些欄位、如何傳送、失敗後誰補處理，都應先確認，不能把「能匯出Excel」直接當成已完成整合。

二、訂單版或發票版，先講清楚誰取號

兩種方式最大的差別，是送來的資料是否已經有發票號碼：

• 訂單版：傳入訂單資料，由e首系統取號開立，適合ERP尚未負責發票取號的情況。
• 發票版：ERP負責取號，將含發票號碼的資料交由e首整合上傳；作廢、折讓也要對應原發票。

可對照兩版Excel欄位說明及方案分類。同一筆交易不能讓ERP與e首各自再取一次號。遇到傳輸逾時，先查原單號與開立結果，再決定如何補送，並保留查詢與處理紀錄，避免把「沒看到回覆」誤當成「沒有開立」。

三、EC訂單先進哪裡，要看誰掌握交易

若出貨、庫存與應收帳款都由ERP管理，可以討論「EC→ERP→e首」；若電商先完成開票，再讓ERP取得開票結果，則可討論「EC→e首→ERP」。這是導入時的選路思考，並非每套ERP都有現成的雙向接頭。回寫欄位、更新時點與重複資料處理，仍須由ERP廠商及整合人員設計、測試。

平台也要分開看。e首電商說明提供蝦皮API整合，以及其他平台的Excel匯入、選購訂單轉檔服務；不能因此認定每一家電商都有相同API。

示意情境（非客戶實績）：製造商同時接官網零售與經銷商訂單，先依原有出貨流程決定哪裡開票，再保留訂單與發票的對照。服務公司按專案驗收請款，則先確認請款資料如何對應開票，避免把每張訂單都當成一張應開發票。這些是導入討論範例，不是開箱即用的自動流程。

四、客戶說要B2B，先問是存證還是交換

發票有買方統編，不代表已完成客戶要求的B2B交換。請向上下游確認：只是需要有統編的存證發票，還是要透過指定方式接收交換發票？

e首B2B交換模組適用財政部電子交換標準，須配合開通與授權。開立與接收所需設定應分開確認；進項接收授權僅接收交換發票時需要，單做銷項不需該項進項授權。第三方加值中心自訂格式，則需依其規範另評估客製專案。採購單、出貨單及對帳資料如何串在一起，也要另確認，不能把交換模組當成整套供應鏈管理系統。

五、先試完整的一筆，再擴大使用

導入前，請和財會、ERP廠商及e首服務人員約定小範圍測試：正常開立、資料退回、結果不明、退貨折讓，都要知道由誰確認。切換期間若發生異常，先依約定方式記錄未完成交易，查清楚再補處理，避免兩套系統重複開票。

可以這樣向窗口說明，並依實際情況調整：「我們想保留ERP，目前由ERP管理出貨。請先確認由哪一邊取號、怎麼把結果對回原單，以及失敗時誰查、誰補送。」

準備好ERP版本、使用的電商平台、去識別化匯出樣本及上下游要求，前往e首線上服務中心，由既有需求評估入口討論適合的整合方式。